「わかりやすく説明できるようになりたい！」というご相談は、コミュトレでよく寄せられる1つのテーマです。
ビジネスの現場では、上司や同僚への連絡や顧客への対応など、さまざまな場面で「説明力」が求められます。そのため、説明力はどんな仕事においても必須のスキルといえるでしょう。しかし、残念ながら、このスキルを磨くための明確な手段やトレーニング機会は限られています。
初めて仕事に携わる若手の頃は、相手が理解しやすいような説明ができるかもしれません。しかし、経験を積むにつれて、そのような助け舟も減り、説明の巧拙さが自分への信頼に大きな影響を与えるようになります。
説明上手な人は、社内外のさまざまなシチュエーションで「わかっている人だ」と評価され、周囲から頼りにされることがよくあります。では、説明力の有無は地頭の良さに依存しているのでしょうか？
実は、説明上手とそうでない人の違いは、単純に「型」を理解し、使いこなせるかどうかにあるのです。では、具体的なポイントを見ていきましょう！
「わかりやすさ」とは何か？－わかりやすさの方程式
「ちゃんと伝わっているのだろうか」といった不安にかられて、つい言葉数が多くなり、「…結局何が言いたいの？」と言われた経験がある方も多いでしょう。
このような状況に陥ると、「わかりやすいって結局何？」と考え込んでしまいますが、実はどんな複雑な内容を伝えるにしても、たった1つの方程式を押さえておけば良いのです。
わかりやすい話し方のコツ：要点と伝える順番
1. 要点とは？
「要点」とは、伝えたいポイント、つまり「要するに何を伝えたいのか」ということです。
2. 伝える順番とは？
「伝える順番」とは、要点を聞き手が理解しやすい順序で話すことを指します。
情報が整理されていればそれで良いという訳ではなく、相手が苦労せずに理解できる形で届けて初めて「伝わった」と言えます。聞き手が理解しやすい順序の基本は「要点→詳細情報」です。
要点を整理することは、この順序で物事を伝えるための下準備としてとらえましょう。
コラム：社内の情報共有は『漏れなく』『素早く』『正確に』
仕事上で説明力が求められる場面の1つが、社内での情報共有。いわゆる報連相の「連絡」にあたります。
この説明の型は、社内での連絡の場面でも大いに活用できます。ミスやトラブルの回避という点でも、社内連携の活性化という点でも、ちょっとした連絡を積極的にできる人は、社内でも重宝されます。
型をおさえているだけでなく、以下3点も意識しておくと、説明の型をより効果的に活用できます。
『漏れなく』：情報を過不足なく、かつその情報を受け取る人全員に伝える。
『素早く』：後回しにせず早めに伝える。
『正確に』：推測や憶測を交えず、事実を具体的に伝える。
わかりやすい説明の「型」
素晴らしい要約ですね。記事の中で説明されている「わかりやすい説明の型」には以下のポイントが挙げられています：
テーマを伝える： 説明する内容に「～について」といった見出しをつけ、明確なテーマを提示すること。これにより、聴衆は説明の焦点を把握しやすくなる。
要点を伝える： 伝えたいポイントを適切に整理し、情報をかたまりに分類してまとめること。これにより、聴衆が混乱せずに理解しやすくなる。
詳細情報を伝える： 要点を支える詳細な情報を提供する際には、相手にとって必要な情報を重点的に伝えること。5W2Hのフレームワークを活用して必要な情報を抽出する。
まとめ
この記事のポイントを挙げてみましょう：
テーマを伝える： 良い説明の第一歩は、明確なテーマを提示することです。聴衆が何について学びたいのかを理解できるようにすることが重要です。
要点を伝える： 次に、主要な要点を的確に伝えます。不要な情報を省き、本質的な部分に焦点を当てることで、聴衆は理解しやすくなります。
詳細情報を伝える： 要点が明確になったら、詳細情報を提供します。しかし、適切な深さで情報を提供し、過剰に複雑にならないように留意することが大切です。
説明を締める： 最後に、説明を簡潔にまとめ、クロージングを行います。ここで再度テーマを強調し、印象を残すことが肝要です。
これらのステップを守ることで、どんな状況でもわかりやすい説明が可能になります。また、このスキルは仕事上だけでなく、日常のコミュニケーションにおいても役立つことでしょう。記事を参考にして、説明のスキルを向上させていくと良いでしょう。
